Al tener tu oficina en un nuevo negocio te darás cuenta de que los artículos de oficina pueden conllevar un enorme costo. Para ahorrar y mantener tu empresa a flote, te damos algunos consejos.
1. Utiliza materiales genéricos
Usa cosas simples de buena calidad sin mirar marcas, no tiene por qué ser un marcador sharpie, sino cualquiera que conozcas por un menor precio que sirva bien.
2. Compra al mayor
Muchos vendedores ofrecen descuentos si se compra en grandes cantidades. Recuerda que los materiales de oficina no son artículos de escritorio, sino también toallas de papel, desinfectante, toallas de manos o húmedas, vasos o jabón. Intenta comprar de esto para varios meses.
3. Hazte de un presupuesto
Segmenta el presupuesto de la empresa solo a materiales de oficina y mira cuánto gastas al mes o al año en este tipo de artículos. Así sabrás cómo reducirlo y a qué cantidad de dinero limitarte.
4. Pon una estación de materiales
En vez de darle a cada empleado artículos de oficina, pon una estación de materiales. De modo de que solo haya una o dos grapadoras, perforadoras y varias fotocopiadoras o impresoras, pero no una por empleado. Además, los empleados pueden dejar allí materiales de reciclaje, como carpetas u hojas.
5. Compra lo básico
Haz una lista de lo básico y adapta a los empleados que tengas. O sea, pregunta a cada empleado qué necesita en una encuesta, donde también preguntes si necesitan algo fuera de lo normal y cómpralo.
6. Haz reciclaje
Más allá de usar hojas de reciclaje, compra materiales reciclados, ya que además son más baratos de lo normal. Eso te ayudará a ahorrarte dinero a largo plazo. También puede crear conciencia ecológica entre los empleados.
7. Ahorra costos de impresión
Pon las impresoras en modo de doble cara, blanco y negro y borrador. Así no se disminuirá la calidad del texto o la imagen y controlará el uso del papel y ahorrará el tóner.
8. Migra a lo digital
Insta a tus empleados a usar documentos y archivos digitales. Así no solo ahorras en instrumentos digitales, sino que también ayudas al ambiente. Para qué lanzar un comunicado en una cartelera que quizá no todos vean, si puedes enviarla por correo. Es una forma de simplificar las cosas y ahorrar al mismo tiempo.
9. Pon un encargado de materiales
Para evitar que los empleados se lleven a casa los suministros de oficina, pon a un miembro del personal encargado de distribuir a diario los materiales necesarios que a diario se soliciten. Debe dejar un registro controlado de todos los materiales que entrega y pasarlo cuando hagas tu presupuesto.
10. Verifica las cantidades que quedan de suministros
Comprueba cuántos suministros quedan y calcula el tiempo para reestablecerlos. Así podrás reponer con antelación y comparar precios.
11. Puedes usar muebles usados
Puedes comprar mobiliario usado, así como impresoras o computadoras. Si estás comenzando una nueva oficina puedes comprar usado y de buena calidad. En caso de que no sea una oficina abierta al público puedes poner, por encima del diseño, la resistencia y durabilidad.
¡Ahorra en tu negocio y mantén tus actividades normalmente en tu emprendimiento!