Si en cualquier época emprender o hacerse cargo de un negocio requiere valor y decisión, la crisis nos lleva a un plus de exigencia. Deberemos sacar lo mejor de nosotros, arriesgando lo justo, minimizando gastos y maximizando las oportunidades. Para lograr ahorrar, siempre es necesario tener un profundo control de gastos, conocimiento y optimización de ingresos, planificación y, en definitiva, poder y gestión sobre la economía del área en cuestión.
Tras años trabajando para terceros, Fernando se puso al frente del pequeño negocio familiar.. ¿Cómo continuar ahorrando cuando hay que hacer frente a tantos pagos y no se cuenta con un sueldo fijo mensual? Él lo consiguió y nos explica cómo:
“Cuando se jubilaron mis padres, me tocó ponerme al frente del comercio de zapatos que llevaban toda la vida regentando. Mi objetivo no podía ser solo la supervivencia, trabajar 60 horas a la semana para, con suerte, llegar a fin de mes, sino que también quería continuar ahorrando como lo hacía cuando trabajaba por cuenta ajena, pero, ¿cómo lograrlo?
3 claves esenciales
Estos fueron los factores que me permitieron hacerme con el control financiero del negocio sin que el fin de mes fuese una aterradora incógnita:
a) Conocer a fondo cada aspecto de tu negocio, situación financiera, cada gasto, los ciclos de ingresos y las herramientas necesarias para llevar adelante la actividad económica.
b) Controlar y limitar los gastos. Hacer una lista exhaustiva: proveedores, suministros, alquileres, nóminas, servicios… Revisar a fondo para comprobar si son imprescindibles o si pueden recortarse sin perjudicar al negocio. Marcar objetivos y revisión periódica de resultados.
c) Incremento de los ingresos. Optimizar los recursos de que disponemos, adaptarnos al mercado y gestionar de forma planificada.
Para hacer todo esto, te será de gran ayuda hacer un Plan de Empresa. Estas herramientas te obligan a poner por escrito cada aspecto de tu negocio, a planificar, prever y controlar, como ésta de la Comunidad de Madrid o ésta de Emprende Rioja que es la que yo usé.
Siguiendo estas claves, éste fue mi camino:
1.- Hallar cada grieta
A lo largo de los años se habían acumulado una serie de gastos. Hice una lista exhaustiva y me pregunté si de verdad eran necesarios. Si no eran necesarios, eran derroche. Desterré el “espacio de confort” y el “siempre se ha hecho así”. El recorte fue drástico.
a) Lugar de trabajo
El teletrabajo o el coworking quedaban descartados si quería mantener la tienda física. No fue una decisión fácil; poner tienda on line supondría prescindir del gasto del alquiler o, en todo caso, compartirlo si me decantaba por espacios de trabajo como los ofrecidos por Zityhub o Regus.
Era tentador, porque optar por una tienda digital supone eliminar el alquiler pero también los gastos de desplazamiento, así que es algo que deberás considerar seriamente. En mi caso, dado que el grueso de mi clientela es un público “poco digital”, opté por seguir con la tienda física sin descartar apoyo con una pequeña web de venta.
Lo que sí hice fue deshacerme de un almacén que ya no tenía sentido y digitalizar la empresa para ahorrar costes con la tecnología adecuada, así empecé a controlar stocks y gestionar envíos desde mi tablet. Con este sencillo paso, ahorré no solo en el alquiler del almacén y docenas de horas mensuales de gestión de inventario, que obligaban a cerrar dos días sino también en el gasto en personal de una función que hoy llevo online y con control diario.
b) Asesores, suministradores y colaboradores
De nuevo la tecnología me permitió externalizar muchos servicios y trabajos, pude acudir a más ofertas incluso internacionales de proveedores que me permitieron abaratar los precios aumentando el margen de beneficio.
Empecé a contar con profesionales freelance dados de alta en redes como Upwork o Malt : un diseñador gráfico actualizó nuestra imagen, una empresa de servicios online creó nuestra web y un profesional de marketing online lleva nuestra comunicación en redes, permitiéndonos llegar a nuevos públicos y hacernos un hueco en el entorno digital.
También en servicios tradicionalmente caros y personales, como servicios jurídicos online o asesoría para cuestiones ordinarias, como supervisar contratos de compra con mis proveedores.
c) Energía
Me di cuenta de que era un gasto clave. Utilicé comparadores de tarifas que están a nuestra disposición en la Red para comparar las ofertas de diversas compañías, evaluando si podían ofrecerme precios en las franjas horarias que necesitaba, e hice una pequeña inversión cambiando las instalaciones de luces a leds.
d) Comunicaciones
Comparé tarifas- especialmente aquellas destinadas específicamente a autónomos- , y me preparé para cambiar con frecuencia de empresa de telefonía e Internet. Las compañías priman la contratación, pero descuidan al cliente que consideran fidelizado. Así que, periódicamente cambio o hago amago de cambiar de operador, con grandes resultados.
e) Suministros
En este apartado la planificación resultó ser clave. Ayudado por un plan de empresa como los que os he enlazado al principio de este artículo, empecé a calcular mis necesidades y a comprar al por mayor todo cuanto me fue posible, desde consumibles que no eran para venta, hasta material de oficina y bombillas.
Este es un apartado en el que quise ser exhaustivo, tener una importante planificación y empecé por hacer una lista con todos los gastos: electricidad, comunicaciones, limpieza, papel de oficina o consumibles informáticos para conocerlos, controlarlos y buscar siempre los precios más competitivos. Ningún gasto fijo es demasiado pequeño para ser revisado.
En los contratos de compra, establecí un plan de pagos a proveedores que me permitiese disponer de liquidez, es decir, siempre que fuese posible, pactar pagar a 30, 60 o 90 días. Esto me permitió ir rentabilizando la inversión antes de pagarla. De algún modo, es dinero “gratis” , un adelanto de liquidez por tiempo limitado, por el que, al contrario que en un crédito, no tienes que pagar intereses.
f) Servicios financieros
La tienda y mis familiares estaban mal endeudados. Habían usado tarjetas y pólizas como préstamos a largo plazo y los intereses no les permitían devolver nunca lo prestado, además la suma de un montón de pequeñas cuotas lo hacían insostenible (tres tarjetas de crédito, una póliza anual y dos créditos rápidos acabaron sumando casi 2000 euros mensuales).
Cada instrumento financiero tiene una función: pólizas y tarjetas son para un pago puntual y previsto y para liquidar rápidamente, nunca para medio o largo plazo; un préstamo, en cambio, exige una planificación. Liquidé todo lo que estaba mal utilizado solicitando una refinanciación de todas esas pequeñas deudas a corto plazo con intereses muy altos. Los agrupé en un solo préstamo a mayor plazo con intereses muy bajos y una cuota mensual que sí podía afrontar. Pude ahorrar casi dos tercios de lo que pagaba.
2.- Asesorarse y delegar
Mi primera tentación fue querer hacerlo todo, pero no es una buena idea. Aprendí que hay aspectos que debo dejar en otras manos. Como apuntaba anteriormente, busqué asesores fiscales y legales expertos. Una de las mejores inversiones que he hecho. Malos consejos y mala gestión estuvieron a punto de hundir el negocio.
También aprendí que mi tiempo como empresario tiene un valor en términos de rentabilidad. Cada hora de mi tiempo tiene que rendir “X”. Si lo empleo en hacer algo que no es mi función, como por ejemplo hacer las declaraciones de impuestos, limpiar el local o hacer una gestión de redes sociales (de las cuales no controlo mucho), mientras pospongo lo que realmente es mi trabajo (comprar y vender), perderé dinero.
3.- Poner límites, metas y objetivos
Adquirí el hábito de llevar un presupuesto y un control de ingresos y gastos; a preguntarme a dónde debo llegar en cada momento para mantener la rentabilidad y a revisar periódicamente las desviaciones. En definitiva, a llevar el control.
Eso sí, teniendo en cuenta que, a la hora de afrontar los gastos, hay algunos que son inaplazables y que debo pagar con puntualidad:
- Nóminas
- Gastos financieros
- Impuestos y Seguridad Social
- Multas o tasas
Cualquier retraso en estos conceptos se transforma en recargo y penalización, por lo que hay que priorizarlos y ser muy disciplinado.
Algunos gastos, aunque no conlleven penalización, no se deben demorar, como los seguros, puesto que si no están abonados estaremos trabajando sin cobertura y, si se produce un siniestro, se asume un gran riesgo.
Otros conceptos pueden prever demoras (por ejemplo en el pago a proveedores, que puede estar previsto un plan de pagos, o el arrendamiento de un local, que generalmente da un plazo- los siete primeros días de cada mes-).
Los suministros y consumos, dependerán de lo que hayamos contratado y en qué condiciones.
4.- Pagarme a mí mismo
Cuando hago mis presupuestos tengo en cuenta la necesidad de cobrar un sueldo. Si trabajas sin límite, te endeudas y no ganas un sueldo, tendrás que reconsiderar todo el “negocio”.
Un negocio viable, cubre sus gastos - incluyendo el sueldo del autónomo que lo sostiene- y genera una rentabilidad. Si no es así, hay que saberlo y analizarlo para tomar decisiones.
5.- Separar las cuentas de empresa de las personales
Aunque la empresa era de la familia, me impuse separar ambas cosas. La cuenta para los gastos de la empresa tiene que ser distinta de la propia. Y las deudas de la empresa, diferenciadas y controladas para que puedas señalar un límite.
6.- Crear un fondo de reserva
He hablado en uno de los puntos anteriores de la planificación (siempre a corto y medio plazo, como mínimo) y el control de ingresos y gastos (constante, con cierre diario de caja y cierre mensual). El objetivo es tener un profundo conocimiento de todos los gastos previsibles y una orientación de ingresos medios por temporada. De esta forma se minimizan los riesgos y, cada vez que el negocio lo permite, puedo apartar una cantidad que servirá para afrontar imprevistos o problemas, sin que afecten a las cuentas, ahorro o endeuden a la familia. Es inevitable que una empresa sufra algún revés. Cuando llegue, el fondo de reserva lo afrontará.
Recorriendo este camino que os acabo de relatar logré no solo vivir con tranquilidad en cuanto al negocio y su economía sino también seguir con mis finanzas personales controladas y, en consecuencia, ahorrar.
El camino del autónomo es complicado, pero siguiendo estas pautas, logré controlar el negocio y ganar en una gran satisfacción personal: seguir adelante con la tienda familiar.