Un empresario ha de preocuparse por la comunicación que emite su negocio. Está bien que confíe en las empresas que contrata para ello o en el departamento de su propia compañía pero ha de tener unas mínimas nociones claras: una de ellas es que el silencio no vende. El silencio no aporta. El silencio genera desconfianza. Y WhatsApp Business ha llegado para combartirlo.
Respuesta automática de WhatsApp Business
La función de respuesta automática de WhatsApp Business consiste precisamente en evitar esos incómodos e inoperantes silencios. El cliente ha de percibir que ocurre algo más y no quedarse en el frustrante doble check de “visto”.
WhatsApp Business permite programar mensajes automáticos para que siempre exista una respuesta, una prueba de que tu negocio sigue vivo, activo incluso en periodos vacacionales o días festivos.
Para ello es importante que las respuestas que emitamos estén lo suficientemente humanizadas para momentos en los que puede que en verdad no haya nadie al otro lado, pero como siempre, es importante que el cliente no lo perciba así. Todos preferimos humanos a robots cuando buscamos una solución certera.
Organiza tu respuesta automática con WhatsApp Business
En las opciones de configuración de tu app hallarás la opción “mensaje de ausencia”. Es conveniente que lo actives y sustituyas el que conste por defecto por uno elaborado a tu conveniencia y buen fin.
Has de elegir también la opción de si debe ser enviado siempre que alguien te contacte o solo en franjas temporales de tu elección.
Incluso cuando nos suponemos asistidos en una llamada telefónica por un robot con respuesta preestablecida, preferimos no percibirlo como tal. Por ello es importante que las respuestas que elabores para ser emitidas parezcan reales, humanas. Incluir referencias al sector profesional al que te dirijas y a sus circunstancias puede ejercer un efecto confortador.
Humaniza la respuesta automática de tu WhatsApp Business
Estas respuestas han de variar o renovarse. Evita que tu cliente reciba siempre la misma contestación. Es importante que el cliente sienta que va a ser leído y que su problema va a ser solucionado.
Un truco adicional para que tu respuesta no suene automatizada consiste en programar la respuesta automática con un delay o retardo. Así, la respuesta será automática, pero no instantánea. Una respuesta instantánea (y más si el texto es largo) es delatora. Nos confirma que estamos, irrevocablemente, siendo atendidos por una máquina. En las opciones de la aplicación consta la opción de seleccionar el tiempo de retardo de respuesta.
Redacta afinadamente la respuesta automática de tu WhatsApp Business
Las respuestas automáticas forman parte de esa estrategia de marketing que tan estudiada y alineada con los valores de tu marca debes tener. Pero aquí te dejamos algunos consejos a tener en cuenta:
1- Sé directo. No metas “paja” para rellenar el mensaje. No lo alargues innecesariamente. El cliente valora su tiempo tanto como tú el propio.
2- Mantén un tono cercano sin caer en lo chabacano e intenta lanzar una primera solución o propuesta o, en su defecto, una sólida promesa de que vas a contactar para que te plantee su duda o problema, en el cual ya estás trabajando.
3- Marca un plazo horario para retornar una solución o alternativa. Es una buena estrategia si te sientes capaz de cumplirla y no pillarte los dedos.
4- La respuesta automatizada puede incluir otras opciones de contacto como emails o teléfonos directos.
5- Si eres un autónomo y pones un mensaje de aviso de tu época vacacional, intenta que no sea excesivamente presuntuoso o feliz por tu parte (“estoy disfrutando de la costa, del sol y de un merecido descanso”)... Puede ser cierto, pero tu cliente todavía tiene un problema y quizá decida echarse en brazos de la competencia.
6- No todo el mundo tiene el don de redactar estos mensajes. Existen mensajes plantilla en la app, aunque te arriesgas a parecer mecanizado o común y a no lograr esa sensación beneficiosa de contacto entre cliente y proveedor.
No descartes la posibilidad de disponer de alguien que lleve esa parte de la comunicación con tus clientes. Juntar palabras es una especie de orfebrería y puede que tú seas un buen empresario, pero que tu talento esté en lo que generas y no en la comunicación directa.
En definitiva, la respuesta automática de WhatsApp Business supone tener siempre una línea abierta con tu cliente y eso conlleva la exigencia de una comunicación que nunca le defraude.